Hier werden die Prozessschritte im Modul Abrechnung definiert.
Es gibt 3 Arten von Abrechnung / Rechnungen:
- manuelle (Einzel)-Rechnungen
- Jahresabrechnung (jährliche Gesamtabrechnung)
- Zwischenabrechnung (bei Anschlusswechsel)
Alle je erstellen Rechnungen sind über das Modul „Rechnungen“ zugänglich. Rechnungen werden dabei auch automatisch Kategorien und einem Status zugeordnet, um sie später leichter zu finden.
Status von Rechnungen:
- offen
- überfällig
- bezahlt
- storniert
- archiviert
Kategorien von Rechnungen:
- Jahresabrechnung plus Jahreszahl (z.B. JR 2020)
- Zwischenabrechnung plus Jahreszahl (z.B. ZR 2020)
- Anschlussgebühr
- Sonstiges
1. Manuelle (Einzel-)Rechnung
2. Jahresabrechnung
Vorbedingungen des Prozesses
- Erhebung der Zählerstände für alle Anschlüsse abgeschlossen und geprüft
„Verrechnung starten“
Assistent startet mit Prüfung aller Verbrauchsdaten, wenn nicht OK: Start Prozess „Zählerstände prüfen“
Prüfung OK — Alle Rechnungen erstellen? — JA / Abbrechen
Listenansicht mit allen Rechnungen nach Mitgliedern sortiert wird erzeugt. Folgende Bulk Actions (alle / ausgewählte)
- Rechnungen versenden
- Rechnungen löschen
- Zahlungen eingeben
- Rechnungen filtern (offen, überfällig, bezahlt)
- Rechnungen suchen
Detailansicht Rechnung analog zu Detailansicht Mitglieder, folgende Daten / Actions:
- Rechnungsempfänger
- Anschlussnummer
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Rechnungsbetrag
- fällig am …
- Zahlungen / Zahlung eingeben
- pdf ansehen / drucken
- per E-mail versenden (optional)
Rechnungen versenden
XX Rechnungen können per E-Mail versendet werden — E-Mail template Text kann noch angepasst werden — versenden
XX Rechnungen müssen ausgedruckt werden — pdf Download Möglichkeiten analog zu Infomail
Ausgewählte Rechnungen können später nochmals als Bull Action oder über Detailansicht versendet werden.
Zahlungen buchen
Über Listenansicht als Bulk Action — Rechnungen auswählen, Zahlungen buchen, Datum, Art der Zahlung, OK
Über Detailansicht – Zahlung buchen
Prozessschritt wiederholt sich, bis alle Rechnungen bezahlt
Mahnungen aussenden
Wiederum sowohl als Bulk Action und in Detailansicht möglich
Analog zu Rechnungen aussenden.
Jahresabrechnung beenden
= archivieren = in ein Archiv verschoben, sodass die Rechnungsansicht wieder leer ist
Häufige Fragen
Wie kann ich einen Zählerstand ändern wenn die Rechnung bereits erstellt wurde?
Ist die Rechnung für eine Ablesung erstellt lässt sich der Zählerstand nicht mehr ändern. Falls man aber nachträglich einen Fehler findet und das doch noch ändern muss kann man die Rechnung löschen und die zugehörigen Ablesewerte lassen sich wieder bearbeiten.